• Valerio Maria Murgolo

Come gestisci il tuo tempo?


Con il sovraccarico informazionale e il moltiplicarsi delle discipline professionali, la gestione del tempo è diventata una competenza fondamentale.


Il tempo è una risorsa democratica, è uguale per tutti, e come lo impieghiamo determina il successo delle nostre azioni, tanto nella vita privata quanto in quella professionale.

Bisogna imparare a distinguere le azioni importanti, urgenti e quelle prioritarie.


· Urgenti; riguarda una variabile oggettiva in quanto determinata dal tempo. Sono quelle azioni che richiedono un intervento a brevissima scadenza oppure che richiedono attenzione immediata.


In questo caso bisogna avere ben presente il tempo a disposizione e bisogna conoscere le scadenze per poter programmare con efficienza.


· Importanti; sono quelle attività che aggiungono valore al tuo lavoro, sono fondamentali.


Importante è un concetto soggettivo, in quanto quello che può essere importante per te può non esserlo per altri, in più ciò che è importante oggi può non esserlo domani.


· Prioritarie; sono quelle azioni che risultano sia urgenti che importanti. Quindi che sono rilevanti e fondamentali per il lavoro e che hanno scadenza breve per portarle in esecuzione, quello che viene prima in una graduatoria temporale.


Solitamente in azienda esistono obiettivi determinanti, che devono essere raggiunti entro una data prefissata, obiettivi auspicabili, che possono essere raggiunti ma si possono modificare nel tempo e nel contenuto, e obiettivi importanti, che è opportuno raggiungere.


Per determinare se le azioni da mettere in campo sono prioritarie, importanti o urgenti ci viene in sostegno la Matrice di Eisenhower, usata per definire le operazioni per lo sbarco in Normandia.



È una matrice con le azioni urgenti sull’asse dell’ascisse e le azioni importanti sull’asse delle ordinate.


Si ottengono 4 quadranti che costituiscono la matrice:


1. Prioritarie, è il quadrante in alto a destra, rappresenta quelle attività che sono importanti nel lavoro e urgenti nel tempo. Queste attività non sono delegabili.


2. Importanti, quadrante in alto a sinistra, è rappresentato da tutte quelle attività importanti per il lavoro ma non urgenti nel tempo. Sono quelle attività che generano valore e risultano strategiche per l’attività. Sono delegabili in alcune azioni.


3. Urgenti, quadrante in basso a destra, tutte le attività che hanno scadenza brevi ma non importanti, queste attività sono delegabili. Infatti non essendo importanti è possibile delegarle per poi controllare a valle.


4. Eliminabili, è il quadrante delle attività che non hanno molta importanza e neanche urgenza, le releghiamo a quando abbiamo tempo libero.


Dalla matrice è facilmente deducibile che più occuperai il tuo tempo nel quadrante delle attività importanti e meno ti affaticherai con le attività prioritarie e urgenti, più ti preparerai in anticipo alle cose importanti e meno dovrai rincorrere le urgenze.


Alcuni suggerimenti per determinare le azioni urgenti, importanti e prioritarie:


1. Stabilisci gli obiettivi da raggiungere; stabilendo quelli di breve, medio e lungo periodo, se gli obiettivi sono complessi suddividili in micro-obiettivi.


2. Definisci quotidianamente una lista delle cose da fare il giorno dopo; scegli le più complesse da inserire tra le prime e scegli poche attività, ti aiuterà ad essere più a focus.


3. Focalizzati su poche cose alla volta e definisci una scadenza per tutte; ti aiuterà ad ottimizzare tempo ed energie.


4. Impara a delegare le attività urgenti e non importanti; la delega alleggerisce dal lavoro che rimane nel controllo e nella formazione, non è semplice perché si basa su fiducia, condivisione e competenze.


5. Gestisci i ladri di tempo; quelle persone o attività che rubano tempo e concentrazione, come le notifiche dello smartphone, il collega invadente, ecc.


6. Utilizza la regola dei 2 minuti; il principio si basa sul fatto che se un’attività può essere svolta in 2 minuti dovresti svolgerla subito.

In questo modo impiegherai meno tempo e risorse che inserirla all’interno della matrice.

In conclusione, il tempo è la risorsa più importante, per poter essere persone felici e professionalmente appagate bisogna ricordarsi che ad una buona gestione del tempo corrisponde una buona gestione della vita.